Se refiere al proceso de asegurar que se cumplan todas las leyes y regulaciones internacionales al momento de realizar la grabación de una llamada. Grabar llamadas puede ser una herramienta poderosa para los representantes de ventas y gerentes, pero es vital estar consciente de cumplir con todas las leyes y regulaciones al momento de hacerlo en diferentes áreas. Las leyes varían dependiendo el estado o el país, y comúnmente existen multas muy elevadas por violar estas leyes y regulaciones.
En Estados Unidos, hay ciertos estados que permiten la grabación de las dos partes de una llamada, siempre y cuando una de las partes de consentimiento de la grabación de la llamada (por lo general es el agente de ventas). Sin embargo, hay varios estados que requieren que haya consentimiento de ambas partes. Deben de ponerse de acuerdo para que se pueda llevar a cabo una grabación.
Una forma de asegurar que el cumplimiento de las leyes y regulaciones es simplemente pedir a los prospectos el consentimiento antes de hacer la regulación de la llamada. Según Wikipedia:
“La Comisión Federal de Comunicaciones define formas aceptadas de notificación de grabación de llamadas por compañías telefónicas como:
- Notificación previa verbal (oral) o por escrito de todas las partes en la conversación telefónica.
- Notificación verbal (oral) antes de que se realice la grabación. Este es el que se utiliza con mayor frecuencia.
- Un sonido audible repetido en intervalos regulares durante la llamada”
En muchas llamadas se utiliza la siguiente frase para establecer que la llamada esta siendo grabada “Para efectos de calidad en el servicio, su llamada puede ser grabada y monitoreada.” Sin embargo, durante llamadas de ventas, esto puede verse perturbador e invasivo. Así que otra manera de mantener este cumplimiento puede ser utilizando el sistema de Cumplimiento de grabación de llamadas.
Este sistema le permite a los managers apagar la grabación en estados específicos y solo registra las llamadas en estados donde es aceptado. Cuando se utiliza un sistema de Call Recording Compliance, la responsabilidad recae en el gerente de mantenerse al tanto de las últimas regulaciones para que las grabaciones se realicen exitosamente únicamente en estados donde sea aceptado.
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