Qué es Prospectar?

Es el primer paso en el proceso de ventas, que consiste en identificar clientes potenciales, “prospectos”. El objetivo de prospectar es crear una lista de clientes probables y después sistemáticamente contactarlos con la esperanza de convertirlos de clientes probables a clientes actuales.

Que es prospectar según el diccionario

Según la Real Academia Española…

Prospección

1. f. Exploración del subsuelo basada en el examen de los caracteres del terreno y encaminada a descubrir yacimientos minerales, petrolíferos, aguas subterráneas, etc.
2. f. Exploración de posibilidades futuras basada en indicios presentes. Prospección de mercados, de tendencias de opinión.

La guía completa para prospectar clientes: Como y donde prospectar al igual que mejores practicas

Es increíblemente extraño que un prospecto responda al primer intento de acercamiento de un vendedor. El proceso de la mejor guía para prospectar necesita seguimiento… y seguimiento de tus seguimientos.

Pero ¿Cuántos puntos de contacto debe realizar un vendedor antes de rendirse? ¿Cuándo debe enviar los mensajes de acercamiento? y ¿Debería el vendedor enviar un correo electrónico, llamar por teléfono, o acercarse de alguna otra manera? Es importante que el “cómo,” “cuándo,” y el “qué” del seguimiento salga bien si el representante de ventas desea obtener la atención del comprador y hacer la venta.

Aquí está una guía que te puede ayudar a optimizar tu proceso de prospección y a mejorar significativamente tus rangos de respuesta y conexión, incluso sin cambios en el contenido de tus mensajes.

¿Cuál es la cantidad correcta de puntos de contacto?

Primero, definamos “punto de contacto.”. Se refiere a un mensaje de voz, un correo electrónico o a una conversación en vivo. No considero como puntos de contacto a interacciones a través de redes sociales o a llamadas sin mensaje de voz ya que existe muy poca o ninguna prueba de que esta interacción haya sucedido.

Existe evidencia que sugiere que las tasas de respuesta aumentan con cada intento de acercamiento. Sin embargo, cuando sobrepasas los cinco puntos de contacto, la ley del rendimiento decreciente entra en juego. En otras palabras, un séptimo punto de contacto no es mucho más efectivo que un sexto. Con esto en mente, considero que cinco puntos de contacto es un buen punto de referencia.

Existen dos observaciones sobre este número. En primer lugar, cada industria y perfil de comprador es diferente. Mientras que cinco puntos de contacto puede ser el número correcto para un tipo de prospecto, siete o tres puede ser el número correcto para otro. Es por esto que debes probar un número y observar tus tasas de respuestas conforme pasa el tiempo.

La segunda advertencia se relaciona con la primera. Para tener resultados precisos de las pruebas de puntos de contacto, debes elegir un número dependiendo del prospecto con el que trabajes, y apegarte a el. La mayoría de los representantes varían en el número de intentos que realizan en función del comprador, pero ¿cómo vas a descubrir el número mágico para tu situación o territorio sin tener datos consistentes? Si decides trabajar en un lead, debes comprometerte a realizar una cantidad fija de puntos de contacto con el.

Acercarse varias veces no va a servir de nada si no cambias el contenido de tus mensajes. Cada vez que contactes a un prospecto dale un valor añadido. Por ejemplo, le puedes enviar un consejo corto en el primer correo electrónico y un enlace a un libro electrónico que le sea útil en el segundo.

¿Cuándo debería hacer mis acercamientos?

En mi experiencia, los rangos de conexión crecen en la medida que el día, la semana y el mes avanzan. De acuerdo a esta experiencia, aquí están los tiempos ideales para realizar el acercamiento:

• •   Hora: 3 p.m. y hora local posterior (llamada), cinco minutos antes y después de la hora (correo electrónico)

• •   Día de la semana: Jueves y Viernes

• •   Fecha: De los días 28 al 30 o 31 del mes.

La mayoría de los vendedores realizan sus llamadas de prospección temprano por la mañana y en los primeros días de la semana. Sin embargo, ese es precisamente el momento en el que los compradores se encuentran planeando su trabajo y priorizando sus tareas, no tienen tiempo para atender una llamada de ventas.

Tendrás más éxito cuando el día esté terminando, que es cuando el prospecto tiene más tiempo para atender una solicitud inesperada.

Hablando de correos electrónicos, puedes escribir mensajes en cualquier punto del día, pero ten cuidado en no enviarlos hasta cinco minutos antes o cinco minutos después de la hora. Ya que lo que quieres es que tu correo electrónico no se encuentre debajo de los primeros 12 correos de la bandeja de entrada del prospecto. Cinco minutos antes y después de la hora es el lapso de tiempo en el que los compradores caminan hacia y desde sus reuniones y revisan su correo electrónico. Hacer click en “enviar” dentro de este lapso de 10 minutos incrementará dramáticamente tu oportunidad de obtener una respuesta.

Finalmente, ¿cómo deberías distribuir tus puntos de contacto? En el lapso de un mes, la mayoría de los representantes realizan sus acercamientos de manera temprana. Puede ser que realicen un acercamiento dos veces el primer día, una vez unos cuantos días después, otra vez más una semana después, y finalmente una ocasión más una semana después.

Pero este patrón le comunica al comprador que tu petición no es urgente. Para expresar urgencia, recomiendo que inclines tus puntos de contacto de la manera opuesta. Espero un tiempo considerado después de hacer mi primer intento de seguimiento, tal vez 12 días o dos semanas. Pero después empleo la regla de “mitad de vida” con cada acercamiento subsecuente.

Así es como se debe ver la agenda:

• •   Primer acercamiento: 1ro de Mayo

• •   Segundo acercamiento: 13 de Mayo (12 días después)

• •   Tercer acercamiento: 19 de Mayo (6 días después)

• •   Cuarto acercamiento: 22 de Mayo (tres días después)

• •   Quinto acercamiento: 24 de Mayo al mediodía (un día y medio después)

Ahora, de esta manera, el comprador siente que la urgencia de mi mensaje está creciendo en lugar de disminuir.

¿Qué tipos de mensajes debería utilizar?

Tu mezcla de mensajes de prospección únicamente deben ser eso, una mezcla. La división específica entre las llamadas y los correos electrónicos deben ser determinados por ti y por tu gerente en base a lo que funcione mejor en tu industria.

Ahora bien, en mi experiencia, enfocarte un poco más en el teléfono que en los correos electrónicos genera mejores resultados. Por esa razón, recomiendo llevar un seguimiento de tres llamadas y dos correos electrónicos separados, pero igual, tres correos electrónicos y dos llamadas es aceptable.

Lo que no recomiendo es que sean solo correos electrónicos y ninguna llamadas, o cuatro llamadas y un solo correo electrónico. Mantenlo lo más balanceado posible mientras que juegas con las preferencias de tus compradores.

Si puedes inclínate a un acercamiento temprano en vez de tardío, por lo menos realiza cinco acercamientos con todos y cada uno de los prospectos, y mezcla las formas de realizar el acercamiento, te garantizo que tus rangos de conexión crecerán. También recuerda mantener atento en cómo las diferentes horas del día, los diversos tipos de mensajes y el número de puntos de contacto afectan tu éxito, y crea tu estrategia en base a esto.